INFORMACJE OGÓLNE
1. Archiwum Polskiej Prowincji Księży Misjonarzy w Krakowie znajduje się w Dom Głównym Księży Misjonarzy, ul. Stradomska 4, 31-051 Kraków
2. Archiwalia historyczne udostępniane są po ok. 50 latach od ich wytworzenia. Archiwalia historyczne personalne udostępniane są po 100 latach od ich wytworzenia.
KWERENDA
3. Osoba mająca zamiar skorzystania z materiałów archiwalnych Archiwum Księży Misjonarzy składa wypełniony „Formularz kwerendy”. Obejmuje on dane użytkownika oraz przedmiot i zakres poszukiwań. „Formularz” winien być wypełniony czytelnie.
4. Jeżeli użytkownik zasobu archiwalnego powołuje się na osobę trzecią/instytucję, wymagane jest dostarczenie osobnego pisma (w oryginale) polecającego i/lub uwierzytelniającego z uczelni/od promotora/z instytucji, którą reprezentuje i/lub z którego polecenia działa.
5. Archiwum nie przeprowadza kwerendy na życzenie użytkownika zasobu archiwalnego – użytkownik samodzielnie wyszukuje informacje o materiałach archiwalnych w dostępnych katalogach. Istnieje natomiast możliwość zapytania (telefonicznie, pocztą mailową, na miejscu) o zasób Archiwum. Ogólnych informacji o zasobie udziela Dyrektor Archiwum.
6. Do przeglądania zasobu Archiwum służy: Inwentarz Archiwum Księży Misjonarzy.
ZASÓB I JEGO UDOSTĘPNIANIE
7. Z zasobu Archiwum można korzystać jedynie w celach naukowych lub popularno-naukowych. Decyzję w sprawie udostępnienia archiwaliów użytkownikowi zasobu podejmuje Dyrektor Archiwum.
8. Dokumenty z Archiwum bieżącego nie są udostępniane, chyba że ze słusznej przyczyny i na pisemną prośbę użytkownika zasobu, za zgodą Dyrektora Archiwum.
9. Dostęp i korzystanie z zasobu nieskatalogowanego Archiwum są z oczywistych przyczyn ograniczone.
10. Część archiwaliów nie jest udostępniana w oryginale, ale w innej formie (skan, kserokopia, fotokopia, wersja elektroniczna, odpis, publikacja drukowana, inne). Archiwum nie posiada sprzętu do odczytu mikrofilmów.
11. Materiały udostępniane w innej formie niż oryginał Dyrektor Archiwum może udostępnić w oryginale tylko w indywidualnych i uzasadnionych przypadkach, na podstawie pisemnego, umotywowanego oświadczenia użytkownika o nieprzydatności korzystania w zamierzonej pracy z reprodukcji.
12. Zgodność zasobu Archiwum i dostępnego inwentarza mogła ulec zmianie, co może powodować niemożliwość skorzystania z niektórych archiwaliów.
13. Materiały archiwalne lub ich reprodukcje udostępniane są na podstawie wypełnionego dostarczonego osobiście „Formularza kwerendy”, po otrzymaniu pozytywnej decyzji Dyrektora Archiwum oraz po ustaleniu terminu przeprowadzenia kwerendy.
14. Korzystanie ze zbiorów Archiwum odbywa się na miejscu i jest ono bezpłatne. Możliwe jest wykonanie kserokopii, skanu, lub fotografii cyfrowej po decyzji Dyrektora Archiwum według opłat obowiązujących w cenniku usług archiwum.
15. Nie udostępnia się i nie wypożycza zbiorów archiwalnych na zewnątrz. Instytucje, pragnące wypożyczyć archiwalia dla celów wystawienniczych lub innych są zobowiązane do przedstawienia odpowiednich pism i dokumentów uwierzytelniających. Wypożyczanie jest możliwe tylko za zgodą Dyrektora Archiwum i po podpisaniu stosownej umowy.
16. Udostępnia się tylko archiwalia mieszczące się w zakresie pracy użytkownika, wskazanej w „Formularzu kwerendy”.
17. W odniesieniu do archiwaliów o dostępności prawnej ograniczonej – ze względu na dane osobowe lub tytuły własności – wymagane jest udowodnienie uprawnień do zapoznania się z ich treścią albo przedłożenie formalnego pełnomocnictwa osoby uprawnionej.
18. Użytkownik, zgłaszając się do Archiwum w celu przeprowadzenia kwerendy, dostarcza wymagane dokumenty, w tym dokument tożsamości (w celu sprawdzenia zgodności danych na okazanych dokumentach).
19. Użytkownik korzysta z udostępnionych mu archiwaliów, nie ingerując w ich układ i treść, zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo. Użytkownikowi nie wolno zmieniać porządku w układzie wykorzystywanych materiałów archiwalnych, zamieszczać jakichkolwiek notatek, uwag i znaków, sporządzać notatek na papierze położonym bezpośrednio na archiwaliach, udostępniać archiwaliów innym użytkownikom pracowni. Użytkownik jest zobowiązany do zaopatrzenia się w bawełniane rękawiczki i inne materiały potrzebne do pracy z archiwaliami. Korzystanie z materiałów archiwalnych powinno być prowadzone w sposób niezakłócający pracy innych użytkowników czytelni naukowej archiwum.
20. Do czytelni naukowej Archiwum nie należy wnosić przedmiotów i substancji mogących spowodować uszkodzenie dokumentów (w tym artykułów spożywczych, środków barwiących, łatwopalnych itp.).
21. Wszelkie korzystanie z przenośnych komputerów itp. musi być zaznaczone w „Formularzu”.
22. Udostępnienie materiałów archiwalnych nie uprawnia do samodzielnego ich reprodukowania. Posługiwanie się przez użytkowników własnymi urządzeniami kopiującymi jest ograniczone do fotografowania materiałów archiwalnych pod warunkiem wcześniejszej prośby zamieszczonej w „Formularzu”, po wyraźnej zgodzie Dyrektora Archiwum i zgłoszeniu zamiaru wykonania fotografii w trakcie prowadzenia kwerendy.
23. Przy wykonywaniu fotografii wybranych archiwaliów użytkownik może zostać zobowiązany do dostarczenia wykonanych fotografii na nośniku CD (zgodnie z ustaleniami z Dyrektorem Archiwum). Archiwum Księży Misjonarzy zastrzega sobie możliwość udostępniania tychże zdjęć innym użytkownikom Archiwum (w ramach kwerendy archiwalnej), co jest nieodpłatne i nie wiąże się z czerpaniem korzyści materialnej przez Archiwum. Autor zdjęć może jednak zastrzec sobie prawa autorskie (przez pozostawienie odpowiedniego pisma w Archiwum) – wówczas wszelkie sprawy związane z wykorzystaniem tychże zdjęć (np. w publikacjach) przez innych użytkowników Archiwum załatwiane są z autorem tychże zdjęć.
24. Ze względu na wymogi bezpieczeństwa zasobu archiwalnego osoby korzystające z materiałów archiwalnych mogą być w uzasadnionych wypadkach wezwane do okazania Dyrektorowi Archiwum i pracownikom dyżurującym zawartości toreb osobistych. Kontroli mogą też być poddane materiały wynoszone z pracowni naukowej, w tym sporządzone przez użytkowników notatki z przeglądanych archiwaliów.
25. Nieprzestrzeganie powyższych zasad przez użytkownika lub stwierdzenie rażącego braku przygotowania do samodzielnych badań może spowodować wydanie przez Dyrektora Archiwum decyzji o odmowie bezpośredniego udostępniania materiałów archiwalnych.
26. Przy wszelkich próbach przywłaszczenia archiwaliów, niszczenia ich itp. bezzwłocznie zostaną powiadomione Organy ścigania.
27. Według powszechnie przyjętego zwyczaju, korzystający z zasobu Archiwum publikujący drukiem wyniki swojej pracy oparte w całości lub w znacznej części na archiwaliach wskazanych w „Formularzu”, jest zobowiązany nieodpłatnie przekazać jeden egzemplarz publikacji na rzecz Archiwum Księży Misjonarzy w Krakowie (w formie wydruku, na nośniku CD lub DVD lub w formie elektronicznej).
28. Przy powoływaniu się na wykorzystane archiwalia (lub ich reprodukcje), użytkownik winien odnotować w swej pracy informacje o miejscu przechowywania, nazwie zespołu i sygnaturze akt.
29. W przypadku zamiaru opublikowania fotografii (wykonanych lub udostępnionych przez Archiwum) archiwaliów użytkownik przedstawia pisemną prośbę o zezwolenie na ich publikację i po pisemnej odpowiedzi Archiwum może opublikować reprodukcje fotograficzne archiwaliów z podaniem informacji o miejscu przechowywania, nazwie zespołu i sygnaturze akt, których fotografie wykonano.
UWAGI KOŃCOWE
Użytkownik korzystający z Archiwum ma obowiązek zapoznać się z niniejszym Regulaminem Archiwum Księży Misjonarzy. W przypadku niedostosowania się do Regulaminu i wcześniejszych ustaleń Dyrektor Archiwum może odmówić lub przerwać udostępnianie zasobu archiwalnego.
Regulamin obowiązuje od 1 października 2011 r.
Dyrektor Archiwum
